Aktivitas di perkebunan kelapa sawit cukup banyak dan melibatkan beberapa bagian dan personel yang terkait. oleh karena itu membutuhkan suatu standar kerja yang jelas berupa SOP (Standard Operational Procedure). SOP merupakan acuan atau pedoman dalam bekerja sehingga perusahaan dapat menghasikan produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan manajemen.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih. Prosedur disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakanny, Kapan (When) dikerjakan, dan Bagamiana (How) mengerjakannya.
SOP lebih mudah dijelaskan melalui flowchart (bagan alir).
Flowchart adalah suatu diagram yang berupa simbol-simbol dan dapat menujukan alur data serta operasi yang terjadi pada suatu sistem.
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan symbol. Dengan demikian setiap symbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan antara proses digambarkan dengan garis penghubung.
Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan dari operasi atau proses secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar.
Flowchart membantu untuk mengerti, memahami dan melihat bentuk proses atau operasi dengan menampilkan proses dalam simbol-simbol/gambar. Standard Operational Proscedure atau yang biasa disebut dengan SOP merupakan acuan kerja yang dapat dijadikan pedoman standar dalam bekerja di semua bagian/unit kerja yang ada disuatu perusahaan perkebunan kelapa sawit sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, cepat, tepat, efektif, dan efisien. Dalam SOP tertuang apa saja yang harus dilakukan/tata cara yang sudah dibakukan dan yang harus dilalui, siapa yang bertanggung jawab dalam suatu pekerjaan, formulir yang digunakan, dan lain-lain sehingga ketika ada gap atau ada kesalahan sistem yang keluar dari jalurnya akan bisa diidentifikasi. Selain itu, SOP dapat juga dijadikan salah satu alat untuk menilai kinerja organisasi atau karyawan.
SOP panen misalnya mengatur antara lain tentang kriteria TBS matang (siap panen), rotasi panen, cara panen, ancak pemanen, perhitungan premi permanen, mandor panen, dan krani panen, premi kutip brondolan, cara memuat dan pengangkutan hasil panen (TBS), standar tenaga kerja permanen, administrasi panen.
Dengan adanya SOP panen ini kualitas TBS yang dihasilkan oleh setiap pemanen sama, sehingga memudahkan pada saat pengolahan di PKS (Pabrik Kelapa Sawit).
Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) pada perkebunan kelapa sawit ini antara lain supaya pegawai selalu bisa menjaga konsistensi dan tingkat kinerja. Selain itu juga dengan adanya SOP, karyawan akan tahu dengan jelas peran dan tanggungjawabnya karena dalam SOP sudah menerangkan dengan jelas alur tugas masing-masing. Dengan di buatnya SOP yang baku maka tugas/pekerjaan karyawan akan lebih lancar karena masing-masing sudah ada pedoamannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewenga/penyalahgunaan wewenang, SOP ini juga bisa dijadikan dasar untuk memberikan sanksi.
Sesuai dengan kegiatan di perkebunan kelapa sawit, SOP dapat di bagi atas SOP bagian tanaman, SOP bagian keuangan, SOP bagian akuntansi, SOP bagian pembelian, SOP HRD, SOP bagian teknik, SOP bagian penjualan, dan SOP lainnya.
SOP ini dibagi-bagi lagi atas beberapa prosedur, misalnya :
1. SOP Bagian keuangan terdiri dari prosedur permintaan dana, prosedur penerimaan dan pengeluaran dana.
2. SOP Bagian Pembelian terdiri dari prosedur penerimaan dan pengeluaran bahan penolong dan Spare Part.
3. SOP Bagian produksi/tanaman terdiri dari prosedur administrasi kontrak, sistem administrasi pembibitan, prosedur pemupukan, prosedur penanaman dan pemeliharaan tanaman, prosedur produksi dan panen.
4. SOP Bagian HRD terdiri dari prosedur perekrutan tenaga kerja, prosedur evaluasi dan penilaian tenaga kerja, prosedur pemberhentian, prosedur pembuatan dan pembayaran upah
5. SOP bagian kendaraan dan alat berat terdiri dari prosedur penggunaan kendaraan dan alat berat, prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan alat berat.
6. SOP pengambilan dan pengiriman TBS ini terdiri dari beberapa prosedur, yaitu prosedur administrasi pelaporan pengambilan TBS, prosedur administrasi pengambilan TBS di lapanngan, prosedur administrasi pembuatan SP-TBS (Surat Pengantar TBS), prosedur administrasi pengeluaran TBS, prosedur administrasi pengembalian SP-TBS dari PKS prosedur pembuatan laporan TBS.
Sumber : Buku Cara Cerdas Mengelola Perkebunan Kelapa Sawit
oleh : Mruli Pardamean, Qid, CRMP