Berdasarkan ISO 9000:2005 pengertian audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dab mengevaluasi secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi. Dengan kata lain seorang auditor memeriksa auditee melakukan pekerjaannya bedasarkan standar yang digunakan ISO 9001 maupun standar lain yang digunakan oleh perusahaan termasuk dokumen Sistem Manajemen Mutu yang dimiliki, metode terencana yang meliputi prosedur dab instruksi kerja serta menguji keefektifan sistem dengan meninjau keluhan pelanggan, audit, pencapaian sasaran mutu dan lain-lain. Bahkan dalam kondisi tertentu, verifikasi produk juga dimungkinkan.
Pelaksanaan audit dibagi dalam beberapa tahapan, mulai persiapan audit hingga pelaporan audit.
1. Persiapan Audit
a. Komunikasi sebelum audit dilaksanakan
Saat permohonan pelaksanaan audit diterima oleh Lembaga Penilaian Kesesuaian, dalam hal ini Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen, selanjutnya (LSSM). Pihak manajemen LSSM mengadakan komunikasi lebih lanjut dengan pihak pemohon melalui surat, telepon, email, atau kunjungan Pra-Audit, jika dianggap perlu.
b. Audit dokumen (desktop audit)
Sebelum audit lapangan, biasanya dilakukan audit dokumen terlebih dulu. Hal ini diperlukan untuk memastikan kesesuaian dengan standar, membantu melaksanakan audit berdasarkan proses dengan mengidentifikasi proses bisnis, interface dan jejak audit, sistem pengukuran dan kendali. Selain itu audit dokumen atau yang biasa disebut dengan desktop audit bertujuan untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial, membantu dalam membuat perencanaan audit dan daftar periksa (checklist) serta dapat menghemat waktu audit. Audit dokumen ini juga merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 9001
c. Persiapan dan perencanaan audit
Rencana audit (audit plan) adalah hasil pengamatan, analisa dan perencanaan yang lebih rinci dari Program Audit. Walaupun audit plan tidak diwajibkan oleh ISO 9001, tetapi akan lebih baik bagi auditor untuk mempersiapkan audit plan karena di dalam perencanaan itu akan didefinisikan tugas dab tanggung jawab peserta autdit beserta jadwal kegiatannya, memastikan bahwa audit dilakukan pada orang yang tepat dan disaat yang tepat.
d. Kesepakatan audit
Setelah semua persiapan audit selesai, maka ketua tim audit bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan pada perusahaan tentang rencana waktu pelaksanaan audit, jadwal rinci kegiatan audit, biaya audit yang harus dilunasi auditee sebelum pelaksanaan audit dilakukan serta kesepakatan tentang transportasi, akomodasi dan konsumsi selama kegiatan audit berlangsung.
2. Pelaksanaan Audit
a. Rapat pembukaan (opening meeting)
Rapat pembukaan hendaknya dihadiri oleh seluruh personel kunci yang nantinya akan diaudit. Rapat pembukaan sangat penting dilakukan untuk membantu efektivits pelaksanaan audit. Dalam rapat pembukaan ini, Ketua Tim Audit memperkenalkan dirinya, memperkenalkan seluruh anggota tim audit, memberi tahu agenda audit kepada seluruh auditee sesuai yang telah dikirmkan bersamaan dengan pemberitahuan waktu pelaksanaan audit sebelumnya, menjelaskan rencana audit, menjelaskan harapannya, dan membuka forum tany6a jawab untuk auditee, serta meminta kerjasama dengan auditee.
b. Tinjauan lapangan (tour of site)
Tinjauan lapangan sangat berguna bagi auditor yang belum pernah mengunjungi lokasi audit sebelumnya. Hal ini memberikan gambaran awal aktivitas dan fasilitas yang ada di tempat audit. Saat melakukan tinjauan lapangan auditor mempunyai peluang untuk mengidentifikasi area yang berpotensi masalah, bagi rencana audit maupun operasional Sistem Manajemen Terdokumentasi.
c. Audit berdasarkan proses
Seorang auditor hendaknya meninggalkan cara audit lama yang kuno, dimana seorang auditor biasanya memeriksa bahwa setiap persyaratan ISO 9001 sudah dilaksanakan berdasarkan dokumen yang ada. Audit yang baik adalah audit yang tidak mencari-cari kesalahan, memerhatikan poin-poin positif. Tepat waktu dapat melaksanakan seluruh tugas, menghindari perdebatan, mengaudit berdasarkan spesifikasi, menghargai kerahasiaan di semua tingkatan, mengaudit sistem bukan individu, peka terhadap kebiasaan setempat, mematuhi aturan / regulasi auditee dan mengaudit dari prosesnya.
d. Rapat tim auditor
Sebelum rapat penutupan, tim auditor melaksanakan rapat tim (team review) terlebih dulu yang hanya boleh dihadiri oleh anggota tim dan bertujuan utama untuk saling menukar informasi, mengonfirmasikan semua temuan ketidaksesuaian yang diperoleh saat audit dilaksanakan, serta menentukan kategori temuan ketidaksesuaian tersebut.
e. Rapat umpan balik klien
Rapat umpan balik klien boleh dilakukan apabila audit dilaksanakan lebih dari 1 hari. Dalam rapat umpat balik klien auditor hendaknya memberikan informasi kepada organisasi mengenao ketidaksesuaian, perkembangan audit sesuai dengan rencana audit, area yang berpotensi masalah, kendala teknis yang dihadapi dan informasi lain yang dihadapi.
f. Rapat penutupan
Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit. Peserta yang hadir perlu dalam rapat penutup ini antara lain pihak manjerial perusahaan, auditee bersangkutan, dan dapat dihadiri rekanan audit atau pihak lain.
3. Pelaporan
Laporan audit merupakan tanggung jawab dari ketua tim auditor. Laporan audit harus lengkap, teliti. Laporan audit hendaknya diselesaikan sesuai waktu yang disepakati dan apabila tidak memungkinkan hendaknya dikomunikasikan dengan tim audit untuk menyepakati kembali tanggal penerbitan laporan audit.
4. Penyelesaian audit
Audit dinyatakan selesai apabila semua langkah yang ditentukan dalam rencana audit sebelumnya telah dilaksanakan dan laporan audit telah didistribusikan.
Penyampaian tindakan perbaikan biasanya merupakan bagian dari rencana audit. Rencana tindakan perbaikan harus disampaikan kepada auditor sesuai dengan waktu yang disepakati kedua belah pihak saat rapat penutupan.
5. Pelaksanaan tindak lanjut audit
Tindak lanjut audit tidak dianggap bagian dari audit, tetapo merupakan kebutuhan perusahaan dalam pelaksanaan tindakan koreksi, tindakan pencegahan dan perbaikan, serta peningkatan berkelanjutan.
sumber tulisan : Panduan dan Kiat Menjadi Auditor ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu) Berdasyarkan Persyaratan ISO 19011:2002, Zuhrawaty, Media Pressindo